إزاي تختار برنامج كاشير لمكتبتك

أغلب برامج الكاشير مصممة لمحل عام: صنف، وسعر، وفاتورة. لكن من يدير مكتبة يعرف أن شغله مختلف. آلاف الأصناف الصغيرة من أقلام وكشاكيل وأدوات، وكتب خارجية يحجزها العملاء قبل نزولها، وموسم دراسة يتضاعف فيه البيع في أسابيع قليلة، ومدارس ومدرسون يشترون بالآجل.

لذلك فالبرنامج الذي يناسب سوبر ماركت قد لا يناسب مكتبتك. في هذا المقال قائمة مراجعة عملية تأخذها معك وأنت تقارن بين البرامج، مع ما يجب أن تجربه بنفسك قبل أن تدفع.

ما الذي يجعل المكتبة مختلفة؟

• أصناف كثيرة ورخيصة: القلم والممحاة والبراية تحتاج بيعًا سريعًا، وبعضها بدون باركود أصلًا.
• موسم الدراسة: أسابيع قليلة يكون فيها الطابور طويلًا، وأي بطء في البرنامج يظهر فورًا.
• الكتب الخارجية: يحجزها العميل ويدفع عربونًا، ويستلمها لاحقًا، وأحيانًا على دفعات.
• عملاء بالآجل: مدارس، ومدرسون، وأولياء أمور يشترون الآن ويدفعون آخر الشهر.
• بضاعة موسمية: لو طلبت كمية قليلة نفدت في عز الموسم، ولو طلبت كثيرًا بقيت على الرف سنة.

قائمة المراجعة: ما تسأل عنه في أي برنامج

1. سرعة البيع في الزحمة

امسح الباركود، فيظهر الصنف بسعره، وتُطبع الفاتورة فورًا. وإن لم يكن على الصنف باركود، تبحث باسمه أو بجزء منه. جرّب ذلك بنفسك في النسخة التجريبية على عشرة أصناف متتالية، وانظر كم ثانية يأخذ.

2. الأصناف التي بدون باركود

اسأل: هل أقدر أعطي الصنف كودًا قصيرًا أختاره أنا، وأبيع به بسرعة؟ هذا يفرق كثيرًا مع الأدوات المكتبية التي تأتي سائبة أو بدون ملصق.

3. تصنيف الكتب والأدوات

تحتاج تقسيم أصنافك إلى فئات، حتى تعرف مبيعات الأدوات منفصلة عن الكتب. وللكتب الخارجية تحديدًا، يفيدك أن تصنفها بالسلسلة والمادة والصف الدراسي، فتجد الكتاب المطلوب بسرعة عندما يسأل عنه ولي أمر.

4. حجز الكتب الخارجية بعربون

هذه أكثر نقطة تميز برنامج المكتبات عن غيره. اسأل: هل أسجل الحجز باسم العميل ورقم هاتفه؟ وهل يظهر المدفوع والمتبقي؟ وهل أعرف الحجوزات التي لم تُستلم؟ ونقطة محاسبية مهمة: العربون فلوس للعميل عندك وليس مبيعات، فالبرنامج الجيد لا يحسبه مبيعًا إلا عند استلام الكتاب.

5. المخزون قبل الموسم

تحتاج أن تحدد لكل صنف حدًا أدنى، وأن ينبهك البرنامج عند الوصول إليه، فتطلب من المورد قبل الزحمة. واسأل كذلك عن تسجيل فواتير الشراء وأرصدة الموردين، لتعرف ما عليك لكل مورد. وبعد الموسم يأتي دور الجرد، وشرحنا طريقته في إزاي تعمل جرد للمحل خطوة بخطوة.

6. العملاء والآجل

حساب لكل عميل يوضح ما اشتراه وما دفعه وما عليه، مع كشف حساب تراجعه معه حركة بحركة. هذا يغنيك عن الكشكول، ويحل الخلاف حول المبلغ المتبقي.

7. الصلاحيات والخصومات

في الموسم قد يقف على الكاشير موظف مؤقت. اسأل: هل يرى الكاشير التكلفة والأرباح، أم البيع فقط؟ وهل يقدر أي موظف أن يعطي خصمًا، أم يحتاج الخصم موافقة المدير؟

8. الصندوق والمرتجعات

اسأل عن تسجيل المصروفات ومطابقة الدرج آخر اليوم، وعن طريقة المرتجع: هل يعيد المبلغ للعميل ويرجع الصنف للمخزون تلقائيًا؟ وهل يرجع الفاتورة كاملة فقط، أم يقبل إرجاع جزء منها؟

9. التقارير

مبيعات وأرباح لأي فترة، والأصناف الأكثر مبيعًا، والأصناف المنخفضة. هذه الأرقام هي التي تقول لك ماذا تطلب للموسم القادم وكم.

10. الإنترنت والدعم

هل يعمل البرنامج لو انقطع النت يوم الزحمة؟ ومن يرد عليك لو تعطلت الطابعة في الموسم؟ تفاصيل هذه النقطة في برنامج كاشير بدون إنترنت: إمتى تحتاجه؟.

القائمة المختصرة

اطبع هذه القائمة، وضع علامة أمام كل نقطة يحققها البرنامج الذي تجربه:

أسئلة تسألها للشركة قبل التعاقد

البرنامج جزء من القرار، والشركة التي تقف خلفه الجزء الآخر. قبل أن توقّع، اسأل:

• من سيدخل أصنافي وأسعاري في البداية، وكم يستغرق ذلك قبل الموسم؟
• هل تدربون الموظفين، وماذا لو جاء موظف جديد في منتصف الموسم؟
• كيف أتواصل معكم لو توقف شيء في يوم زحمة، ومتى تردون؟
• هل يمكن تعديل شاشة أو تقرير ليناسب طريقة شغلي، وبكم؟
• ما التكلفة الكاملة على سنتين أو ثلاث، بما فيها التجهيز والدعم؟

إجابات واضحة ومكتوبة عن هذه الأسئلة تقول لك الكثير عن الشركة، قبل أن تبدأ معها.

جرّب قبل أن تشتري

لا تكتفِ بالعرض أو بالفيديو. اطلب نسخة تجريبية، وجرّب عليها سيناريو من يومك العادي:

1. أضف خمسة أصناف من مكتبتك، منها صنف بدون باركود.
2. اعمل فاتورة بيع بها، واطبعها.
3. سجّل حجز كتاب خارجي بعربون، ثم سلّمه.
4. اعمل فاتورة بالآجل لعميل، ثم سجّل دفعة منه.
5. ارجع فاتورة، وتأكد أن الصنف عاد للمخزون.

إن نجح البرنامج في هذه الخطوات بسهولة، فهو مرشح جيد. وإن احتاج كل خطوة شرحًا طويلًا، فتخيل الموظف المؤقت في الموسم.

من مكتبة حقيقية: مكتبة فاطمة الزهراء

نظام الكاشير والمخزون الذي نقدمه صُمم داخل مكتبة حقيقية، ويدير اليوم مكتبة فاطمة الزهراء في الواسطى. لذلك فأغلب نقاط هذه القائمة موجودة فيه: البيع بالباركود أو بالاسم، والكود القصير، وحجز الكتب الخارجية بعربون مع تصنيفها بالسلسلة والمادة والصف، والتنبيه بالنواقص، والموردون، والآجل، والصلاحيات، والخصم بالرقم السري للمدير، والعمل بدون إنترنت.

وبصراحة: المرتجع في النسخة الحالية يرجع الفاتورة كاملة، والإرجاع الجزئي نضيفه أثناء التخصيص إن احتجته. هذه نقطة تستحق أن تسأل عنها أي برنامج آخر أيضًا.

إن أردت أن ترى النظام على أصناف تشبه أصناف مكتبتك، اطلب نسخة تجريبية ونشرح لك كيف سيعمل على طريقة شغلك. ولتعرف ما يدخل في التكلفة قبل أن تقرر، اقرأ سعر برنامج كاشير في مصر.